Au JO n° 2022/1 du 17 janvier 2022 (p. 18) a été publiée l’instruction n° DGCS/CNSA/DESMS/2021/234 du 15 novembre 2021 relative à l’appui au développement des usages et la fiabilisation des données du système d’information de suivi des orientations.
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Cette instruction a pour projectif de renforcer et de fiabiliser l’utilisation des systèmes d’information (SI) ViaTrajectoire et Osmose conçus pour fluidifier la gestion des orientations des personnes en situation de handicap par les Commissions départementales de l’autonomie des personnes handicapées (CDAPH), les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS), les agences régionales de santé (ARS) et les Conseils départementaux (CD).
Ces deux applications ont également vocation à faciliter la production de statistiques, afin de mieux connaître l’état de la réponse à la commande sociale ; la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA) dispose pour ce faire d’une application informatique interopérable avec ces logiciels, permettant le retraitement et la consolidation des données. Plus précisément, la mise en place des indicateurs aura pour finalités :
- d’outiller les ARS et les Conseils départementaux (CD) pour le pilotage, la régulation et la planification de l’offre médico-sociale et faciliter les échanges avec les gestionnaires d’ESSMS ;
- d’obtenir des indicateurs partagés entre les Maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) et les ESSMS et permettre aux MDPH de mieux suivre la mise en œuvre des décisions ;
- d’améliorer la connaissance des personnes handicapées, de leurs besoins de compensation de la perte d’autonomie et des réponses apportées à ces besoins ;
- de mieux comprendre les parcours des usagers et suivre les effets des différents accompagnements proposés par les acteurs de la réponse accompagnée pour tous ;
- analyser les pratiques d’admission des ESSMS pour aller vers plus d’harmonisation ;
- alimenter le baromètre des MDPH mis en ligne sur le site internet de la CNSA.
Les indicateurs utilisés seront les suivants (annexe 2 de l’instruction) :
L’ensemble du dispositif ne peut fonctionner qu’avec des données fiables. Or, il apparaît que tous les ESSMS ne renseignent pas en temps réel l’application ou bien saisissent parfois des données fausses ; la CNSA a repéré ces insuffisances en effectuant des contrôles de cohérence informatisés. L’instruction demande donc aux ARS de mettre en œuvre plusieurs mesures pour stabiliser le système :
- apporter une assistance aux utilisateurs de premier niveau (appui pour la gestion des habilitations, la résolution des problèmes mineurs, la réponse aux questions, la mise à jour des informations concernant l’offre des ESMS) ;
- accroître les usages de l’outil et l’harmonisation des pratiques (diffusion de guides de bonnes pratiques produits au niveau national ou régional et appui à leur mise en œuvre, actualisation des guides métier) ;
- assister les utilisateurs lors de la mise en place des nouvelles versions du logiciel (2 mises à jour par an prévus) afin de sécuriser la montée de version et le bon usage des nouvelles fonctionnalités ;
- proposer en continu des formations pour :
- les nouveaux arrivants en MDPH ou ESSMS ;
- présenter les nouvelles versions de ViaTrajectoire ou la lecture et l’analyse des indicateurs de pilotage de l’outil décisionnel ;
- participer à l’animation et la promotion du SI des orientations :
- transmission des informations produites par l’éditeur du SI SDO, par la CNSA ou l’ARS ;
- participation au club utilisateur ViaTrajectoire ;
- remontées des anomalies et demandes d’évolution au niveau national ;
- communication auprès des autres partenaires tels que la Caisse nationale d’assurance maladie (CNAM) ou Pôle emploi ;
- appuyer les MDPH et les ESSMS pour la fiabilisation des données de l’outil de suivi des orientations :
- identifier les anomalies à partir des extractions du SI décisionnel de suivi des orientations fournies par la CNSA ;
- aider à l’analyse et la lecture des données ;
- participer à l’enrichissement de ViaTrajectoire en proposant des indicateurs complémentaires.
En pratique, un référent ViaTrajectoire doit être désigné dans chaque agence ; le travail doit débuter au début de l’année 2022 par les institut médico-éducatifs (IME) avant de se poursuivre par les autres catégories d’ESSMS pour enfants et adolescents puis par les établissements et services pour adultes.
Les professionnels pourront s’emparer de cette campagne de renforcement de la robustesse des données menée par les ARS pour s’assurer que les conditions de l’emploi de ViaTrajectoire ou Osmose sont bien conformes, dans leur établissement ou service, aux prescriptions du Règlement général sur la protection des données (RGPD). En effet, le dispositif induit une nécessaire articulation entre leur propre système d’information et l’application de suivi des orientations qui requiert d’être sécurisée, tant techniquement que juridiquement.
