Aspects méconnus du pouvoir de contrôle de la gestion associative par l’administration
La loi du 1er juillet 1901, relative au contrat d’association, a pour principe fondateur la liberté d’association.Toute personne est libre de créer une association sous réserve que son objet ne soit pas illicite.
Le corollaire de ce principe se traduit également par la liberté de rédaction des statuts. Ainsi, au regard de la réglementation des sociétés commerciales, les dispositions applicables aux associations sont peu nombreuses.
De même, les règles de gestion sont peu nombreuses.
Cependant, nos associations sont, en raison des financements publics, soumis à de nombreux textes complémentaires notamment le décret budgétaire du 22 octobre 2003 aujourd’hui codifié aux articles R.314-1 et suivants du Code de l’action sociale et des familles.
Parmi ces dispositions, certaines ont été abondamment commentées, d’autres sont encore méconnues.
Il en va ainsi des articles R.314-58 à R.314-60.
Il est pourtant nécessaire de faire sortir de l’ombre ces textes qui peuvent avoir un impact sur notre gestion.
Ces articles permettent à l’administration de contrôler la façon dont les fournisseurs sont choisis mais également de connaître l’existence de certaines conventions et leur conditions.
I – L’information sur la sélection des fournisseurs
Tout d’abord, l’article R.314-58 prévoit qu’en vue de l’examen de leur compte administratif, et dans l’année qui suit sa transmission, les établissements et services tiennent à la disposition de l’autorité de tarification les pièces permettant de connaître les conditions dans lesquelles ils ont choisi leurs prestataires et leurs fournisseurs les plus importants.
Il s’agit d’un pouvoir d’investigation de l’administration. Ces informations ne font pas l’objet d’une communication automatique.
En revanche, il convient de s’assurer qu’en interne votre association a bien anticipé une telle demande.
Cela signifie que vous devez être en mesure de justifier le choix de vos fournisseurs. De là, l’association se pose la question des conditions de la mise en concurrence entre les fournisseurs potentiels.
Une réelle mise en concurrence doit avoir été faite pour tous les fournisseurs significatifs.
Pour autant la mise en concurrence passe t-elle par un appel d’offre au sens du Code des marchés publics ?
Non, ce code n’est pas applicable à nos associations.
En revanche, justifier avoir organiser des appels d’offres en contactant les principaux fournisseurs connus, en publiant un avis d’appel à la concurrence dans des journaux appropriés, semble un bon moyen de répondre à l’obligation réglementaire rappelée ci-dessus.
La mise en concurrence permettra de bénéficier du meilleur rapport qualité/prix.
Précisons que le prix ne constitue pas le seul critère de choix du fournisseur.
Toutefois, si un fournisseur plus cher est retenu, il conviendra de préciser les raisons de son choix. Cette précision pourra intervenir par exemple dans la délibération du conseil d’administration.
II – La communication du rapport sur les conventions passées entre l’association et les dirigeants
L’article R.314-59 dispose que le rapport relatif aux conventions passées directement ou par personne interposée entre la personne gestionnaire d’un établissement ou service et l’un de ses administrateurs ou l’une des personnes assurant un rôle de mandataire social, est transmis dès son établissement à l’autorité de tarification.
Cette disposition concerne les associations suivantes :
· Celles ayant reçu annuellement de l’Etat ou des collectivités publiques une subvention d’au moins 150 000 € ;
· Celles ayant une activité économique.
La notion de dirigeant couvre à la fois :
· Les personnes physiques : administrateurs, personnes assurant un rôle de mandataire social, qu’elles soient passées directement ou par personne interposée,
· Les personnes morales : dont un associé indéfiniment responsable, un gérant, un administrateur, un directeur général, un directeur général délégué, un membre du directoire ou du Conseil de surveillance ou un actionnaire disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10 % exerce simultanément des fonctions d’administrateur ou de mandataire social au sein de ladite personne morale.
Si ces conditions sont réunies, TOUTES LES CONVENTIONS passées entre l’association et le dirigeant sont concernées (à la différence des sociétés ou seules certaines conventions sont visées à savoir les conventions dites réglementées).
Le représentant légal, ou le commissaire au compte s’il en existe un, doit alors établir un rapport sur les conventions concernées. Lorsqu’il y a un commissaire aux comptes, il doit être avisé par le représentant légal de l’association de la passation de telles conventions dans un délai d’un mois.
Le rapport doit contenir les informations suivantes :
· l’énumération des conventions soumises à l’approbation de l’organe délibérant ou jointes aux documents communiqués aux adhérents en l’absence d’organe délibérant ;
· le nom des administrateurs intéressés ou des personnes intéressées assurant un rôle de mandataire social ;
· la désignation de la société ayant passé une convention ;
· la nature et l’objet desdites conventions ;
· les modalités essentielles de ces conventions notamment l’indication des prix ou tarifs pratiqués, des ristournes et commissions consenties, des délais de paiement accordés, des intérêts stipulés, des sûretés conférées et, le cas échéant, toutes autres indications permettant à l’organe délibérant ou aux adhérents d’apprécier l’intérêt qui s’attachait à la conclusion des conventions analysées.
Le rapport établi est communiqué immédiatement à l’autorité de tarification. Il sera également transmis à l’organe délibérant qui statuera dessus.
Ce faisant l’administration dispose d’une information lui permettant de juger de l’opportunité de telles conventions.
III – L’information sur l’utilisation des recettes de tarification au profit d’autres organismes
Les produits de tarification sont une recette de l’association. Cependant, compte tenu de leur caractère particulier, l’administration souhaite être informée de l’utilisation de cet argent en dehors du cadre habituel de la gestion de l’établissement.
Ainsi, une fois encore, le Code de l’action sociale et des familles prévoit à l’article R.314-60 que lorsque les recettes de la tarification servent à subventionner un autre organisme, soit par apport d’espèces, soit par apport en nature sous forme, notamment, de mise à disposition de locaux, de personnel ou de moyens techniques, l’établissement ou le service tient à la disposition des autorités de tarification ou de contrôle toute information sur la nature et l’activité de l’organisme subventionné et sur l’emploi exact des moyens affectés.
Tout d’abord, seules les recettes de tarification sont concernées. Les subventions n’entrent donc pas dans ce cadre. Il en va de même des dons et legs que pourraient recevoir l’établissement ou le service.
En revanche, tous les produits de tarification sont concernés qu’ils soient payés par l’Etat, les départements, l’assurance maladie ou encore l’usager.
Ensuite, tous types d’aide sont concernés, en espèce ou en nature.
Enfin, cet article met en place une traçabilité des fonds publics. Cela passe tant par des informations sur la nature et l’activité de l’organisme subventionné que sur l’emploi exact des moyens affectés.
En conclusion, il est important au sein des associations d’organiser la gestion de l’information financière afin de pouvoir répondre aux exigences réglementaires.
Ces informations contribueront nécessairement au fonctionnement transparent de nos associations.
