EXPERTISE COMPTABLE : les Conseils régionaux de l’Ordre vont systématiser le contrôle qualité de leurs membres

Au JO du 29 novembre 2020 a été publié l’arrêté du 25 novembre 2020 portant agrément du règlement intérieur de l’ordre des experts-comptables.

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Cet arrêté vient compléter le règlement intérieur des l’Ordre des experts-comptables sur divers thèmes tels que le processus électoral au sein de l’Ordre, la lutte contre le blanchiment de capitaux ou encore la réalisation des stages des élèves experts-comptables. Mais le plus intéressant sans doute, pour les clients des cabinets d’expertise comptable, réside dans le nouveau dispositif de contrôle qualité de ces cabinets par les Conseils régionaux de l’Ordre, contrôle désormais prévu aux nouveaux articles 401 et suivants du règlement intérieur.

1. Définition, finalité et objet du contrôle

Le contrôle qualité des cabinets d’expertise comptable a pour but de s’assurer de l’adéquation des travaux du professionnel inscrit à l’Ordre et du fonctionnement de sa structure d’exercice à l’ensemble des normes et règles en vigueur, compte tenu des usages de la profession.

Sont soumis à ce contrôle :

• le bureau principal du cabinet et, s’il en existe, le ou les bureaux secondaires inscrits ou non au tableau de l’Ordre ou à sa suite ;
• les travaux fournis par les filiales ou tout autre organisme (sociétés civiles de moyens, groupements d’intérêt économique, etc.) concourant à l’exercice des missions des membres de l’Ordre ;
• les associations de gestion agréées.

Le contrôle qualité comporte deux volets complémentaires :

• le contrôle structurel : il est mis en œuvre à partir d’un diagnostic de l’organisation de la structure d’exercice professionnel dans laquelle exerce le professionnel contrôlé, dans le but d’apprécier l’aptitude de cette organisation à assurer des missions par référence aux normes et aux règles professionnelles ainsi qu’aux usages de la profession, en mettant en évidence les forces et faiblesses des méthodes et procédures ;
• le contrôle technique : il consiste en une revue d’un certain nombre de dossiers dont est responsable le professionnel contrôlé au regard de sa structure. Il permet d’apprécier la qualité des méthodes effectivement mises en œuvre. Le choix des dossiers est fondé sur les conclusions et informations tirées du contrôle structurel : sont notamment prises en compte pour ce choix les forces et les faiblesses révélées par ce contrôle ainsi que les missions exercées par la structure.

Quant à sa finalité, le contrôle vise à :

• donner au public une meilleure perception de la qualité des prestations offertes par la profession ;
• harmoniser les comportements professionnels ;
• contribuer à la bonne organisation des structures d’exercice professionnel et au perfectionnement des méthodes de travail ;
• apprécier l’application des règles et des normes professionnelles ;
• développer la solidarité au sein de la profession en rapprochant les professionnels des instances de l’Ordre et en favorisant les contacts entre professionnels inscrits au tableau ou à la suite du tableau.

2. Définition du programme de contrôle

La définition du programme de contrôle relève des deux niveaux d’instances ordinales :

• le Conseil supérieur de l’Ordre est chargé d’une mission générale de définition d’une politique pluriannuelle de contrôle de l’ensemble des professionnels. En fonction des objectifs ainsi fixés, il harmonise, après avis conforme de la Commission nationale d’inscription pour les structures associatives, les conditions dans lesquelles sont effectués les contrôles de qualité des structures et des professionnels inscrits au tableau de l’Ordre ou à sa suite, dans les différentes circonscriptions ordinales, selon une politique cohérente dans les deux types d’exercice ;
• les Conseils régionaux de l’Ordre sont chargés d’une mission générale d’organisation des contrôles de qualité dans leur circonscription, pour les structures implantées dans trois régions au plus. Ils ont la responsabilité des contrôles techniques des cabinets à implantations multiples décidés par le Conseil supérieur et des contrôles techniques des associations de gestion et de comptabilité décidés par la Commission nationale d’inscription.

Le programme de contrôle doit définir :

• le nombre de professionnels inscrits à contrôler ;
• le nombre estimé d’heures de contrôle à prévoir ;
• le nombre de contrôleurs requis ;
• la prise en compte des professionnels inscrits à l’Ordre qui se sont portés volontaires pour bénéficier d’un contrôle qualité et en font la demande avant le 30 juin auprès de leur Conseil régional.

Lorsque le président du Conseil régional ou de la Commission nationale d’inscription a décidé qu’une structure doit subir un nouveau contrôle afin de s’assurer que les observations contenues dans un précédent rapport du contrôleur ont été suivies d’effet (cf. infra), le nouveau contrôle ne peut intervenir qu’à l’issue d’une période minimale d’un an.

3. Réalisation du contrôle

Le contrôle doit s’effectuer dans le respect des principes déontologiques et méthodologiques suivants.

3.1. Principes déontologiques

• confraternité : le contrôle est effectué par des membres de l’Ordre spécialement habilités à l’issue d’une procédure d’appel à candidatures que détermine le règlement intérieur ;
• universalité : les contrôles s’appliquent à toutes les structures d’exercice professionnel libérales ou associatives inscrites à l’Ordre ainsi qu’à tous les professionnels inscrits à l’Ordre ;
• adéquation : les contrôles sont adaptés à la nature des missions exercées et à la taille des structures d’exercice professionnel ;
• confidentialité : aucune information concernant une structure d’exercice professionnel ou le professionnel inscrit à l’Ordre ne peut être portée à la connaissance des tiers sauf en cas d’obligation légale ou règlementaire ;
• personnalisation : la fonction de contrôleur est conférée par l’Ordre intuitu personae. Son exercice ne peut donc, en aucun cas, être délégué à une autre personne ;
• disponibilité : la désignation comme contrôleur implique en contrepartie une disponibilité suffisante. La candidature aux fonctions de contrôleur emporte l’engagement de consacrer annuellement aux contrôles de qualité un minimum de 50 heures. Pour préserver le caractère confraternel des contrôles, l’activité de chaque contrôleur à ce titre ne peut excéder 200 heures dans l’année ;
• indépendance : le contrôleur doit être indépendant du contrôlé. A ce titre, il ne doit avoir assumé aucune fonction ni détenir ou avoir détenu aucun intérêt dans la structure d’exercice professionnel contrôlée et réciproquement. Par ailleurs, pendant une période de trois ans à compter du début du contrôle de qualité, il est interdit au contrôleur d’accepter directement ou indirectement une mission d’un client ou d’un adhérent de la ou des structures d’exercice professionnel dans lesquelles il a effectué un contrôle, sans l’accord exprès du professionnel concerné. Toutefois, cette interdiction ne s’applique pas aux contrôleurs chargés des contrôles structurels des cabinets à implantations multiples ou de l’association de gestion et de comptabilité qui n’effectuent pas le contrôle technique des dossiers du cabinet ou de l’association de gestion et de comptabilité. Tout litige pouvant survenir pendant cette période entre le contrôleur et le professionnel contrôlé ou sa structure d’exercice est soumis à arbitrage du président du Conseil régional de l’ordre dans le ressort duquel est inscrit le professionnel concerné, ou de la Commission nationale d’inscription si le contrôlé est une association de gestion et de comptabilité ou un professionnel y exerçant pour ce qui concerne le contrôle structurel. Si le litige concerne un cabinet à implantations multiples, il est soumis au président de la Commission qualité du Conseil supérieur ;

• autonomie : le contrôleur organise lui-même sa mission et détermine l’étendue de ses investigations.

3.2. Principes méthodologiques

Le contrôle qualité doit être mené :

• par référence aux règles et normes en vigueur au moment de l’exercice des missions et aux usages de la profession ;
• en suivant les prescriptions du Guide de conduite des contrôles de qualité établi par le Conseil supérieur de l’Ordre en concertation avec la Commission nationale d’inscription. Ce guide précise les modalités des contrôles en tenant compte des adaptations liées aux structures d’exercice professionnel dans lesquelles exercent les professionnels contrôlés ;
• sur la foi des réponses apportées par le professionnel contrôlé au questionnaire préparatoire d’enquête joint à la lettre de notification du contrôle. Ce questionnaire préparatoire a pour objet de recueillir un ensemble d’informations relatives, d’une part, à l’organisation générale de la structure d’exercice professionnel et, d’autre part, aux missions qui y sont exercées. Il doit être retourné, dûment rempli, à l’Ordre ou à la Commission nationale d’inscription – accompagné de la confirmation d’indépendance – dans les trente jours de sa réception.

Le Conseil régional informe par courrier le contrôlé de l’identité du contrôleur, en lui précisant qu’il a le droit de le récuser dans le délai de trente jours suivant la réception de ladite lettre. La récusation doit être formulée par lettre adressée au président du Conseil régional dont dépend le contrôlé ou au président de la Commission nationale d’inscription si elle est demandée par une association de gestion et de comptabilité. Le président de l’instance concernée informe la structure ou le professionnel de la suite réservée à sa demande.

Dès le début du contrôle, le contrôlé est tenu de mettre à la disposition du contrôleur, au siège de la structure d’exercice professionnel ou du bureau concerné, l’ensemble des pièces et des documents nécessaires au contrôle et à lui fournir toutes explications utiles.

A l’issue du contrôle, une note de synthèse rédigée par le contrôleur est adressée au professionnel contrôlé et au dirigeant de la structure d’exercice professionnel.
Ces derniers disposent d’un délai, qui ne peut excéder trente jours, pour présenter par écrit leurs observations au contrôleur. Dans le même délai, ils doivent également être entendus s’ils en font la demande.

Puis le rapport définitif est rendu par le contrôleur. La note de synthèse ainsi que les observations éventuelles du professionnel contrôlé et du dirigeant de la structure d’exercice professionnel doivent y être annexées. Ce rapport met en évidence les faiblesses éventuelles relevées au cours du contrôle qualité et les manquements graves et répétés à la réglementation professionnelle.
Il est assorti de conseils indiquant les moyens d’y remédier.

Le rapport, ses annexes et le dossier de contrôle des cabinets libéraux sont transmis au président du Conseil régional.

Après analyse du rapport, le président du Conseil régional conclut le contrôle de qualité dans une lettre adressée au professionnel contrôlé et au dirigeant de la structure d’exercice professionnel.

Un dispositif spécifique – mais analogue – est prévu par le règlement intérieur dans le cas des associations de gestion et de comptabilité.

4. Sanction du contrôle

Le président reprend, le cas échéant, dans sa lettre de conclusion, les observations et conseils contenus dans le rapport et décide de la suite à donner au contrôle de qualité. Il peut s’agir :

• d’une lettre de conclusion sans observation ;
• d’une lettre de conclusion avec simples observations, éventuellement assortie d’une convocation dans le bureau du président ;
• d’une lettre de conclusion avec observations assortie d’une décision d’un nouveau contrôle sur place à l’issue d’une période d’un an, pour s’assurer que les observations faites ont été suivies d’effet. Dans l’intervalle, le président peut obliger le professionnel contrôlé à suivre une formation spécifique sur les normes d’exercice professionnel, le coût de cette formation incombant à l’intéressé.

L’ensemble du dossier de contrôle ne peut être communiqué que dans deux cas :

• soit au nouveau contrôleur lorsqu’un contrôle sur place doit avoir lieu à l’issue d’une période d’un an minimum après la fin du contrôle précédent ;
• soit au Conseil régional, lorsque le président de celui-ci décide de lui transmettre le dossier.

En cas de nouveaux manquements constatés, la Chambre de discipline peut être saisie.